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Description relative à la protection des données

(version conforme au Règlement général sur la protection des données RGPD UE)

Dernière modification : 16 octobre 2017

 

Nom du fichier de données : Fichier de données des employés candidats du groupe Konecranes
Base juridique concernant le traitement et objectif de traitement des données personnelles : Le traitement des données personnelles (« Données des employés candidats ») repose généralement et principalement sur :

1)     Le(s) consentement(s) donné(s) par l’employé se portant candidat et/ou des tiers

2)     Les conditions juridiques obligatoires (par ex. lois relatives au travail, à la protection des données et à la non-discrimination, de même que les codes pénaux), les obligations et les droits des contrôleurs de données

3)     L’intérêt légitime des contrôleurs de données (nécessité de remplir les postes d'emploi ouverts).

La personne concernée peut, à tout moment, révoque son consentement quant au traitement de ses données d’employé(e) candidat(e).

L’objectif général de traitement et l’utilisation des données des employés candidats est le recrutement de personnel par les entreprises du groupe Konecranes.

De manière détaillée, l’objet du traitement et de l’utilisation des données des employés candidats se résume à :

1)     Recrutement et gestion des compétences (gestion des données et des documents incluse)

2)     Établissement de rapports et analytique

3)     Systèmes informatiques et développement de processus

4)     Gestion d’accès

5)     Exécution des obligations de l’employeur, questions relatives au recrutement et droits des employés candidats et de l’employeur

Contenu des données :

 

 

Données d’identification et liées au recrutement général, telles que :

-       Prénom

-       Deuxième prénom

-       Nom

-       Formule de salutation (uniquement pour les candidats allemands)

-       Adresse électronique (privée et professionnelle)

-       Numéro de téléphone (y compris personnel et/ou professionnel et/ou téléphone portable)

-       Titre

-       Adresse personnelle (uniquement pour les candidats externes)

-       Nom de l’employeur précédent

-       Données relatives à la formation (domaine d’étude, diplôme, matière principale, nom de l’établissement, date d’entrée et de sortie)

-       Auto-évaluation du niveau de langue et des connaissances informatiques + compétences liées au poste

-       Lettre de motivation, curriculum vitæ (CV) et autres documents liés à la candidature

-       Informations relatives aux bilans de santé réalisés (uniquement pour les candidats qui ont accepté une offre de poste en Finlande)

-       Approbation du comité d’entreprise quant à l’embauche (uniquement pour les candidats posant leur candidature pour un poste en Allemagne)

-       Résultat de l’entretien

-       Titre du poste, etc. et informations liées à l’embauche

-       Période de travail

-       Salaire convenu

-       Avantages convenus / rémunération variable

-       Offre de primes

-       Accord sur les jours de congés

-       Coûts de déménagement
 

Données complémentaires pour les candidats américains :

-       Nom du superviseur chez l’employeur précédent

-       Adresse et numéro de téléphone de l’employeur précédent

 

Données complémentaires pour les candidats postulant à un poste aux États-Unis et/ou au Canada :

-       Numéro de sécurité sociale

-       Age

-       Sexe

-       Race

-       Ethnie

-       Statut de vétéran

-       Déclaration volontaire d’invalidité

-       Prétentions salariales

-       Déposition de la candidature

-       Informations sur l’examinateur (nom, courriel et numéro de téléphone de l’examinateur)

-       Informations relatives aux membres de famille travaillant chez Konecranes (nom, lien de parenté et site de travail)

-       Volonté affichée de participer à l’entretien d’embauche et/ou au test de dépistage des drogues / d’alcoolémie

-       Informations relatives à un renvoi ou une démission

-       Parrainage pour obtention d’un visa de travail

-       Citoyenneté et permis de travail aux États-Unis

-       Clause restrictive ou de non-concurrence en cours

-       Données optionnelles liées à l’examen préalable des crédits d’impôts accordés par l’état :

o Attestation de travail de la SWA (State Workforce Agency) ou d’un membre d’une agence locale permettant un crédit d’impôt pour les employeurs

    o Service militaire effectué depuis 180 jours minimum

o Bénéficiaire d’une aide financière (avantages AFDC / TANF)

    o Bénéficiaire d’allocations familiales, d’une aide au logement ou au       transport

o Coupable d’un forfait ou jugement reporté pour accusation de crime

    o Bénéficiaire d’un revenu complémentaire de sécurité (SSI)

o Utilisation de services de réinsertion professionnelle

    o Bénéficiaire de coupons alimentaires

o Chômage continu

 

Données complémentaires pour les candidats postulant à un poste aux États-Unis et/ou au Canada, en plus des informations d’intégration suivantes :

-       Nom complet

-       Date de naissance

-       Noms précédents / autres noms

-       Adresse postale actuelle (rue ou boîte postale, ville, état, code postal)

-       Nom des membres de la famille et lien de parenté

-       Situation de famille

-       Numéro du permis de conduire du conducteur, date de délivrance, date d’expiration

-       Numéro d’identification des employés lié à la paie (ssn)

-       Code banque / n° de domiciliation / n° ABA

-       Numéro de compte bancaire

-       Titulaire du compte

-       Nom de la banque

-       Type de dépôt

-       Type de compte

-       Vérification / économies réalisées sur le salaire

-       Numéro de dossier de l’employé

-       Numéro de téléphone de la banque

-       Numéro de domiciliation de la banque

Informations complémentaires recueillies dans les documents utilisés lors du processus de recrutement pour les postes aux États-Unis et/ou au Canada :

Personnes concernées: Les employés candidats du groupe Konecranes (Konecranes Plc et ses entreprises affiliées) et possibles tiers (par ex. anciens employeurs ou autres examinateurs) dont, aux États-Unis et au Canada, aussi les membres de la famille des employés candidats travaillant pour les entreprises du groupe Konecranes (données à caractère personnel limitées uniquement)
Sources régulières de données : Les employés candidats eux-mêmes, ancien(s) employeur(s), employés du groupe Konecranes et ressources externes venant soutenir les procédures commerciales du groupe Konecranes (par ex. recruteurs), sources publiques.

Divulgations régulières des données relatives aux employés candidats et transfert de leurs données dans des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen :

 

Les données relatives aux employés candidats ne sont pas divulguées à d’autres contrôleurs à des fins indépendantes, à moins que cela soit prévu par la loi ou les autorités.  Ces informations ne font, en outre, pas l’objet d’un transfert régulier sauf à l’intérieur des entreprises du groupe Konecranes qui doivent, le cas échéant, respecter les lois en vigueur.

 

Les données relatives aux employés candidats seront transférées en dehors de l’UE et/ou de l’EEE (Suisse incluse) seulement si permis par et dans le respect des lois en vigueur. En raison de l’absence de décisions adéquates prises par la Commission européenne, les clauses contractuelles types émises par cette dernière (du type contrôleur au processeur, décision 2010/87/UE de la Commission ) servent de garanties appropriées pour le transfert des données. Des copies de ces clauses contractuelles types sont mises à disposition aux coordonnées susmentionnées.

Si les données des employés candidats sont transférées vers des processeurs de données externes (sous-traitants ou vendeurs), des accords contractuels appropriés (incluant les clauses contractuelles types émises par la Commission européenne, si applicables) respectant les lois en vigueur seront entrés en application en vue de garantir un traitement légal et approprié des données relatives aux candidats employés. Les données à caractère personnel appartenant à des catégories particulières (par ex. données relatives à la santé) peuvent parfois être comprises dans ces transferts.

Les données des employés candidats peuvent être transférées dans les pays suivants en vue d’être traitées :

o            Australie

o            Autriche

o            Bangladesh

o            Belgique

o            Brésil

o            Canada

o            Chili

o            Chine

o            République tchèque

o            Danemark

o            Estonie

o            Finlande

o            France

o            Allemagne

o            Grèce

o            Hongrie

o            Inde

o            Indonésie

o            Italie

o            Japon

o            Corée

o            Lettonie

o            Lituanie

o            Malaisie

o            Mexique

o            Maroc

o            Pays-Bas

o            Nouvelle Zélande

o            Norvège

o            Pérou

o            Philippines

o            Pologne

o            Portugal

o            Qatar

o            Roumanie

o            Russie

o            Arabie saoudite

o            Singapour

o            Slovaquie

o            Slovénie

o            Afrique du Sud

o            Espagne

o            Suède

o            Suisse

o            Thaïlande

o            Turquie

o            Ukraine

o            Royaume-Uni

o            Émirats arabes unis

o            États Unis d’Amérique

o            Vietnam

 

Principes de sécurité accompagnant des fichiers de données :

Les données des employés candidats sont protégées par des mesures techniques et administratives contre un accès, un changement, la suppression ou tout autre traitement accidentel et/ou illégitime, la divulgation illicite et le transfert des données des employés candidats inclus.

Ces mesures incluent, sans pour autant s’y limiter, des dispositifs de pare-feu adéquats, un cryptage adapté des télécommunications et des messages, de même que l’utilisation d’équipements et de salles de serveur sécurisés et sous surveillance. La sécurité des données est une préoccupation particulière lorsque des systèmes et des services informatiques sont fournies et mis en œuvre par des tiers (par ex. par des sous-traitants chargés de traiter les données).

Les exigences relatives à la sécurité des données seront dûment respectées lors de la gestion des accès aux systèmes informatiques et de la surveillance des accès aux dits systèmes. Le personnel traitant les données des employés candidats dans leur cadre de son travail est formé et informé correctement de la protection des données et des questions de sécurité eu égard aux données.

Droits de la personne concernée :

Conformément à la loi, la personne concernée a le droit, à tout moment, de :

1)     Accéder à ses propres données d’employé(e) candidat(e), à sa demande, recevoir une copie des données de l’employé(e) candidat(e) et des informations complémentaires inhérentes au traitement des dites données, tel que prévu par la loi

2)     Demander à procéder comme suit, sous réserve que l’objectif du traitement des données le permette :

a.     Rectification des données de l’employé(e) candidat(e) erronées

b.     Ajout de données de l’employé(e) candidat(e)

c.     Suppression des données de l’employé(e) candidat(e) dépassées ou obsolètes

3)     Suppression des données de l’employé(e) candidat(e) par nos soins, si :

a.     Les données de l’employé(e) candidat(e) ne sont plus nécessaires et sortent de l’objectif du traitement de données

b.     La personne concernée révoque son consentement sur lequel repose le traitement de ses données et si le traitement est sans fondement juridique

c.     Les données de l’employé(e) candidat(e) ont été traitées illégalement par nos services

4)     Limitation du traitement des données de l’employé(e) candidat(e), si :

a.     La personne concernée conteste l’exactitude des données de l’employé(e) candidat(e)

b.     Le traitement est irrégulier et que la personne concernée s’oppose à la suppression des données de l’employé(e) candidat(e) et demande, au contraire, de les limiter

c.     Les contrôleurs des données n’ont plus besoin des données de l’employé(e) candidat(e) dans le cadre de l’objectif initial, mais que ces données sont nécessaires à la personne concernée pour établir, exercer ou revendiquer une demande en justice

5)     Recevoir les données que le/la candidat(e) a fournies à des contrôleurs de données, dans un format structuré, communément utilisé et lisible à la machine, et transmettre ces données à d’autres contrôleurs de données

6)     Porter plainte auprès d’une autorité de surveillance (médiateur chargé de la protection des données en Finlande)

 

Par ailleurs, la personne concernée peut, à tout moment, révoquer son consentement sur lequel repose le traitement des données des employés candidats.

Afin d’exercer ces droits, l’intéressé(e) doit contacter les personnes indiquées ci-dessus par écrit (y compris par courriel). Néanmoins, la demande peut être refusée ou limitée selon les mesures autorisées ou requises par la loi.

Période de rétention des données des employés se portant candidats :

En général, Konecranes ne conserve pas les données des employés candidats plus de douze (12) mois à compter de :

1)     la décision d’embauche (dans le cas de la vacance d’un poste spécifique) ou lors de

2)     la collecte des données des employés candidats, dans le cas d’une candidature spontanée,

 

(période de rétention générale) sauf exigence contraire à :

1)     une législation applicable ou

2)     votre consentement.

Nous pouvons, par ailleurs, prolonger la durée de conservation des données des candidats employés en raison de l’établissement, l’exercice ou la défense d’actions en justice ou dans le cadre d’enquêtes réalisées en interne par Konecranes, selon le cas.

 

Exceptions:

Au Canada : en lieu et place d’une période de rétention générale, la période de rétention applicable à toutes les données des employés candidats, et à toutes fins d’utilisation, est de vingt-quatre (24) mois à compter de la décision d’embauche – dans le cas d’un poste spécifique vacant –, ou à partir de la collecte des données des employés candidats – dans le cas d’une candidature spontanée.

En Finlande : en plus de la période de rétention générale, la période de rétention de toutes les données des employés candidats utilisées en vue d’exécuter les obligations de l’employeur – de même que les droits des employés candidats et de l’employeur (incluant, sans pour autant s’y limiter, les droits relatifs aux procédures pénales ou de non-discrimination) –, est de vingt-quatre (24) mois.

En Allemagne : en lieu et place d’une période de rétention générale, la période de rétention applicable à toutes les données des employés candidats, et à toutes fins d’utilisation, est de six (6) mois à compter de la décision d’embauche – dans le cas d’un poste spécifique vacant –, ou à partir de la collecte des données des employés candidats – dans le cas d’une candidature spontanée.

Aux États-Unis : en lieu et place d’une période de rétention générale, la période de rétention applicable à toutes les données des employés candidats, et à toutes fins d’utilisation, est de trente-six (36) mois à compter de la décision d’embauche – dans le cas d’un poste spécifique vacant –, ou à partir de la collecte des données des employés candidats – dans le cas d’une candidature spontanée.

Communication des données des employés candidats :

La communication des données des employés candidats est volontaire mais nécessaire dans le cadre du processus de recrutement du groupe Konecranes, et en vue de permettre la possible mise en œuvre d’un contrat d’emploi au sein d’une entreprise du groupe Konecranes.

En refusant de communiquer les données des employés candidats, la personne concernée peut ou pourrait se voir empêchée de participer au recrutement organisé par Konecranes et entraver la mise en œuvre d’un contrat d’emploi le cas échéant.

Contrôleurs des données :

 

1) Konecranes Global Corporation, (Numéro d’identification d’entreprise en Finlande : 2711339-8)

Adresse : Koneenkatu 8 (P.O. 661), 05830 Hyvinkää, Finlande
Téléphone :  +358 (0)20 427 11

2) Konecranes Plc, (Numéro d’identification d’entreprise en Finlande : 0942718-2)

Adresse : Koneenkatu 8 (P.O. 661), 05830 Hyvinkää, Finlande
Téléphone :  +358 (0)20 427 11

Coordonnées de la personne à contacter pour les questions relatives aux fichiers de données :

Lasse Toivonen (Directeur de la protection des données)
[email protected]
Voir adresse postale et numéro de téléphone ci-dessus.